Frais de deplacement et de repas : ce qui est deductible

Un deplacement professionnel genere des depenses de transport, de repas et parfois d’hebergement. Ces frais de mission sont en principe deductibles du resultat de l’entreprise, a condition d’etre engages dans son interet, justifies et raisonnables. Mais toutes les depenses ne se deduisent pas a 100 %, et la TVA ne se recupere pas systematiquement. Que vous soyez en micro-entreprise, en SARL ou en SAS, ce guide passe en revue chaque categorie de frais de deplacement pour vous aider a savoir ce qui est deductible, dans quelles limites et avec quels justificatifs.

Frais de repas et forfait

Les frais de repas engages lors d’un deplacement professionnel sont deductibles, mais seulement pour la part qui depasse le cout d’un repas pris a domicile. L’administration fiscale considere en effet qu’un repas aurait de toute facon ete pris : seule la fraction supplementaire liee a l’eloignement constitue une charge deductible, dans la limite d’un plafond fixe par bareme.

Trois situations courantes se distinguent :

• Repas pris sur le lieu de travail lorsque l’eloignement empeche de rentrer chez soi : la part excedant le cout du repas a domicile est deductible, sous plafond.
• Repas d’affaires avec un client, un fournisseur ou un partenaire : deductibles s’ils sont engages dans l’interet de l’entreprise et a un montant non exagere.
• Repas en deplacement longue distance : couverts par les frais reels sur justificatif, ou par une indemnite forfaitaire lorsque l’entreprise applique des baremes.

Pour les salaries en deplacement, l’employeur peut rembourser au reel ou verser des indemnites forfaitaires dont les montants sont publies chaque annee par l’URSSAF. Dans la limite des baremes, ces indemnites sont exonerees de cotisations sociales.

Frais d’hebergement

Les frais d’hebergement (hotel, location de courte duree) lors d’un deplacement sont deductibles s’ils sont necessaires a la mission et correspondent a un standing raisonnable au regard de l’activite. La nuitee se justifie generalement par une distance ou un horaire rendant le retour impossible le jour meme.

Comme pour les repas, le remboursement d’un salarie peut se faire :

• au reel, sur presentation de la facture nominative de l’etablissement ;
• au forfait, dans la limite des baremes URSSAF (montants differents selon la zone geographique, Paris et grandes villes etant traitees a part).

Les frais annexes indissociables du sejour (petit-dejeuner facture par l’hotel, par exemple) suivent le meme regime que l’hebergement.

Frais de transport

Les frais de transport couvrent les trajets engages pour la mission : train, avion, taxi, peage, stationnement, transports en commun ou utilisation d’un vehicule. Ils sont deductibles s’ils sont strictement professionnels.

Lorsque le dirigeant ou le salarie utilise son vehicule personnel, l’entreprise peut appliquer le bareme kilometrique publie chaque annee, qui couvre forfaitairement carburant, entretien, assurance et depreciation. Pour les vehicules appartenant a l’entreprise, les regles different ; nous detaillons ces cas dans notre guide sur la deduction des frais de vehicule .

Quelques reperes utiles :

• Conservez les titres de transport et les factures de carburant ou de peage.
• Distinguez clairement les trajets professionnels des trajets prives, qui ne sont jamais deductibles.
• Le trajet domicile-travail releve d’un regime specifique et non des frais de mission.

Frais de reception

Les frais de reception regroupent les depenses engagees pour recevoir des clients, prospects ou partenaires : repas d’affaires, organisation d’un evenement, cadeaux d’usage. Ils sont deductibles lorsqu’ils sont engages dans l’interet de l’entreprise et restent proportionnes.

Au-dela d’un certain montant annuel, ces frais doivent etre declares sur le releve detaille des frais generaux joint a la liasse fiscale. Un montant manifestement excessif ou sans lien avec l’activite peut etre reintegre par la DGFiP lors d’un controle.

Limites et plafonds

Le tableau ci-dessous resume le traitement des principales categories de frais de deplacement.

Le principe directeur reste constant : la depense doit etre engagee dans l’interet de l’entreprise, justifiee et non exageree. Pour un rappel d’ensemble, consultez les principes des charges deductibles .

TVA sur les frais

La recuperation de la TVA sur les frais de deplacement obeit a des regles particulieres :

• Repas et hebergement : la TVA sur la nourriture est en general recuperable lorsqu’elle figure sur une facture conforme, mais la TVA sur le logement du dirigeant ou des salaries n’est pas deductible.
• Transport de personnes (train, avion, taxi) : la TVA n’est en principe pas recuperable.
• Peages et carburant : la recuperation depend du type de vehicule et de la nature du carburant, selon le Plan Comptable General (PCG) et les regles fiscales en vigueur.

Compte tenu de ces subtilites, mieux vaut parametrer correctement vos comptes pour ne deduire que la TVA reellement recuperable. Notre guide sur la TVA collectee et deductible detaille ces mecanismes.

Justificatifs requis

Sans justificatif, aucune charge n’est deductible et la TVA correspondante est rejetee. Pour chaque depense, conservez :

• la facture ou le ticket detaille (et non le simple ticket de carte bancaire) ;
• le motif professionnel du deplacement et, pour les repas d’affaires, le nom des invites ;
• les titres de transport et factures d’hebergement nominatifs ;
• un ordre de mission ou une note interne pour les deplacements importants.

La numerisation a valeur probante facilite l’archivage et la recherche en cas de controle. Pour structurer ce processus, voyez comment gerer les notes de frais au sein de votre entreprise.

Pour aller plus loin

• La deduction des frais de vehicule
• Gerer les notes de frais
• Les principes des charges deductibles
• Nos guides charges et deductions
• Nos guides comptables detailles