Depot des comptes annuels au greffe et confidentialite
Comprenez l'obligation de depot des comptes au greffe, l'option de confidentialite et les sanctions en cas de retard.
Une fois les comptes approuves par les associes, la plupart des societes commerciales doivent deposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Ce depot rend les comptes accessibles via le registre du commerce et des societes (RCS) et Infogreffe, sauf option de confidentialite. C’est une formalite distincte de la liasse fiscale transmise a la DGFiP : l’une nourrit le registre public, l’autre l’administration fiscale. Cet article fait le point sur l’obligation, les documents, les delais et les sanctions, dans le prolongement de les etapes de la cloture d’exercice .
Qui est concerne par l’obligation de depot
L’obligation vise principalement les societes commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA et certaines autres formes. Les micro-entreprises (entrepreneurs individuels sous le regime micro) ne sont pas concernees par ce depot au greffe : elles n’etablissent pas de comptes annuels au sens commercial. Pour situer votre structure, voyez les caracteristiques de la SARL et de l’EURL et les caracteristiques de la SAS et de la SASU .
Le depot s’effectue chaque annee, apres l’assemblee generale d’approbation des comptes. Tant que les comptes ne sont pas approuves, ils ne peuvent pas etre deposes.
Quels documents deposer
Le contenu du depot depend de la taille de la societe, mais il s’articule autour d’un socle commun. Comprendre ces pieces est plus simple si vous savez deja lire le bilan et le compte de resultat .
Les elements habituellement attendus sont :
- les comptes annuels : bilan, compte de resultat et annexe
- le rapport de gestion lorsqu’il est obligatoire
- la proposition ou la decision d’affectation du resultat
- le proces-verbal d’assemblee actant l’approbation des comptes
- le cas echeant, le rapport du commissaire aux comptes
L’annexe et la presentation suivent les regles du Plan Comptable General (PCG). La forme des etats deposes peut etre simplifiee pour les plus petites structures.
Delais apres l’approbation des comptes
Le calendrier de depot se cale sur la date de cloture et la date d’approbation. Le schema general est le suivant.
| Etape | Reference de delai |
|---|---|
| Approbation des comptes en assemblee | Dans les mois suivant la cloture de l’exercice |
| Depot au greffe apres approbation | Dans le mois suivant l’assemblee |
| Depot dematerialise via Infogreffe | Le delai applicable est legerement etendu |
Le respect de ces echeances s’inscrit dans le calendrier fiscal de l’entreprise . Mieux vaut anticiper l’assemblee pour ne pas comprimer le delai de depot, qui court a partir de l’approbation.
La declaration de confidentialite
Sous conditions de taille, une societe peut accompagner son depot d’une declaration de confidentialite. Cette option limite la diffusion publique de tout ou partie des comptes, sans dispenser du depot lui-meme. Deux niveaux existent selon la categorie de l’entreprise :
- confidentialite totale : les comptes restent deposes mais ne sont pas rendus publics, possibilite reservee aux plus petites structures
- confidentialite du compte de resultat : le bilan et l’annexe restent accessibles, mais le compte de resultat n’est pas diffuse
Dans tous les cas, les autorites et administrations habilitees conservent l’acces aux comptes. La confidentialite ne s’applique pas a certaines societes, notamment celles appartenant a un groupe ou exercant une activite reglementee particuliere. Pour evaluer votre categorie, appuyez-vous sur les obligations comptables par taille .
Cas des micro et petites entreprises
Il faut distinguer deux notions qui portent le meme adjectif :
- la micro-entreprise au sens fiscal et social (le statut de l’entrepreneur individuel) n’a pas de depot a effectuer ; voyez le fonctionnement de la micro-entreprise
- la micro-entreprise au sens comptable (une categorie de societe definie par des seuils de bilan, de chiffre d’affaires et d’effectif) beneficie d’une presentation simplifiee et de l’option de confidentialite
Les petites entreprises au sens comptable profitent elles aussi d’allegements de presentation. Le choix du statut au depart influence donc ces obligations : pour comparer, lisez micro-entreprise ou SARL .
Deposer via Infogreffe
Le depot se fait aujourd’hui essentiellement en ligne. La plateforme Infogreffe permet de transmettre les comptes au greffe competent, de joindre les pieces et, le cas echeant, la declaration de confidentialite. Le greffe controle la completude du dossier avant de l’enregistrer au RCS.
Pour identifier la societe, le greffe et la plateforme s’appuient sur son numero d’identification : c’est ici qu’interviennent le SIREN et l’extrait Kbis . Un depot accepte donne lieu a un avis publie au registre, signalant la disponibilite des comptes.
Le depot est payant : des frais de greffe s’appliquent a chaque envoi, montant generalement modeste mais a budgeter chaque annee.
Sanctions et injonction de depot
Le defaut de depot ou un retard expose la societe a plusieurs consequences :
- une amende sanctionnant le manquement
- une procedure d’injonction de depot : le president du tribunal de commerce peut, sous astreinte, ordonner le depot des comptes
- une perte de credibilite vis-a-vis des partenaires, qui consultent souvent les comptes publies avant de contracter
L’injonction est une mesure efficace : l’astreinte est une somme due par jour de retard tant que les comptes ne sont pas deposes. Le meilleur reflexe reste donc de tenir le calendrier, en menant la cloture et l’approbation suffisamment tot pour deposer dans les delais.