For bedrifter som selger via Shopify er korrekt bokføring av salg avgjørende for både MVA-rapportering og økonomisk oversikt. Den enkleste måten er å bokføre én gang per måned og vedlegge PDF-rapporter fra Shopify som dokumentasjon. Vil du automatisere salgssynk og produktsynk, se Shopify-integrasjon i ReAI .
Hvilke Shopify-rapporter trenger du?
Shopify har to innebygde rapporter som gir deg all nødvendig informasjon for bokføring:
Sales by billing location
Sales by billing location viser geografisk fordeling av salget basert på kundens faktureringsadresse. Denne rapporten finner du ved å navigere til:
Admin > Analytics > Reports > Sales > Show all > Sales by billing location
Rapporten inneholder:
- Land eller region hvor kunden er lokalisert
- Totalt salg per land/region
- Antall ordre per land/region
Denne rapporten er kritisk for MVA-behandling, da den lar deg skille mellom:
- Norske kunder (salg med 25% MVA)
- Utenlandske kunder (salg uten norsk MVA)
Sales by customer name
Sales by customer name gir en detaljert oversikt over hver enkelt ordre og inneholder:
- Kundenavn
- Ordrenummer
- Ordredato
- Totalt ordrebeløp
Denne rapporten fungerer som detaljert dokumentasjon for alle ordre i perioden.
Du finner rapporten under:
Admin > Analytics > Reports > Sales > Show all > Sales by customer name
MVA-behandling av Shopify-salg
Norske kunder (salg med MVA)
Når du selger til norske privatpersoner og bedrifter skal du beregne 25% merverdiavgift (eller 15%/12% for varer med redusert sats).
Kontoplaner for norske salg:
- 3000-serien: Salgsinntekt eksklusiv MVA
- 2700: Utgående merverdiavgift
Eksempel bokføring norsk salg kr 10 000 (inkl. 25% MVA):
| Konto | Kontonavn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1920 | Bank | 10 000 | |
| 3000 | Salgsinntekt | 8 000 | |
| 2700 | Utgående MVA | 2 000 |
Utenlandske kunder (salg uten MVA)
Salg til kunder utenfor Norge er normalt unntatt norsk MVA, men må fortsatt rapporteres i MVA-meldingen.
Eksempel bokføring eksport/internasjonalt salg kr 10 000:
| Konto | Kontonavn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1920 | Bank | 10 000 | |
| 3100 | Salgsinntekt eksport | 10 000 |
For salg av varer utenfor Norge bør du bruke egne salgskontoer (typisk 3100-serien) for å skille mellom innenlands og utenlands salg i MVA-rapporteringen.
Steg-for-steg guide til månedlig bokføring
Den enkleste måten å bokføre Shopify-salg er å gjøre det én gang per måned. Følg disse stegene:
1. Eksporter Sales by billing location som PDF
Ved slutten av måneden:
- Gå til
Admin > Analytics > Reports - Velg Sales by billing location
- Velg tidsperiode for hele måneden
- Klikk Export og velg PDF
- Lagre PDF-filen (f.eks. “Shopify-billing-location-mars-2024.pdf”)
Fra denne rapporten kan du lese av:
- Totalt salg til Norge (med MVA)
- Totalt salg til andre land (uten MVA)
2. Beregn MVA-grunnlag
For det norske salget må du skille mellom inklusiv og eksklusiv MVA-beløp:
- Salg inkl. MVA / 1,25 = Salg ekskl. MVA (25%)
- Salg inkl. MVA / 1,15 = Salg ekskl. MVA (15%)
- Salg inkl. MVA / 1,12 = Salg ekskl. MVA (12%)
MVA-beløp = Salg inkl. MVA - Salg ekskl. MVA
3. Eksporter Sales by customer name som PDF
For detaljert dokumentasjon:
- Gå til
Admin > Analytics > Reports - Velg Sales by customer name
- Velg samme tidsperiode (hele måneden)
- Klikk Export og velg PDF
- Lagre PDF-filen (f.eks. “Shopify-customer-orders-mars-2024.pdf”)
4. Bokfør måneden samlet
Opprett ett bilag for hele månedens Shopify-salg:
Bilag: Shopify-salg mars 2024
Eksempel med tall:
| Konto | Kontonavn | Debet | Kredit | Beskrivelse |
|---|---|---|---|---|
| 1920 | Bank | 125 000 | Totalt innbetalt | |
| 3000 | Salgsinntekt Norge | 80 000 | Norsk salg ekskl. MVA | |
| 2700 | Utgående MVA | 20 000 | 25% MVA norsk salg | |
| 3100 | Salgsinntekt eksport | 25 000 | Utenlandsk salg |
Vedlegg til bilaget:
- Sales by billing location (PDF)
- Sales by customer name (PDF)
Dette gir deg god dokumentasjon og holder bokføringen enkel ved at du bare bokfører én gang per måned.
5. Håndter Shopify-gebyrer
Shopify trekker fra transaksjonsgebyr og abonnementsavgifter før utbetaling. Disse gebyrene bokfører du som kostnader:
Eksempel bokføring gebyrer:
| Konto | Kontonavn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7770 | Bank og kortgebyrer | 3 000 | |
| 1920 | Bank | 3 000 |
Du finner oversikt over gebyrer under Finance > Payments i Shopify.
Håndtering av returer og refusjoner
Når en kunde returnerer varer eller får refusjon, må dette bokføres motsatt av det opprinnelige salget:
Eksempel retur av salg kr 10 000 (inkl. 25% MVA):
| Konto | Kontonavn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 3000 | Salgsinntekt | 8 000 | |
| 2700 | Utgående MVA | 2 000 | |
| 1920 | Bank | 10 000 |
Shopify har egen rapport for Returns som viser alle returer for en periode.
Viktige momenter å huske
Valutahåndtering
Hvis du selger i utenlandsk valuta (USD, EUR osv.), må du:
- Omregne til NOK ved bokføring
- Bruke kursen på salgstidspunktet
- Eventuelt bokføre valutagevinst/-tap ved utbetaling
Fraktkostnader
Frakt som kunden betaler er normalt skattepliktig omsetning og skal behandles som øvrig salg. Shopify inkluderer frakt i totalsalget, så du trenger normalt ikke bokføre dette separat.
Gavekort
Salg av gavekort skal ikke inntektsføres før gavekortet brukes:
Ved salg av gavekort:
| Konto | Kontonavn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1920 | Bank | 1 000 | |
| 2380 | Forskuddsbetaling fra kunde | 1 000 |
Ved innløsning av gavekort:
| Konto | Kontonavn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2380 | Forskuddsbetaling fra kunde | 1 000 | |
| 3000 | Salgsinntekt | 800 | |
| 2700 | Utgående MVA | 200 |
Rabattkoder og kampanjer
Rabatter reduserer salgsinntekten og MVA-grunnlaget:
- Shopify-rapporter viser salg etter rabatt
- Du trenger derfor ikke egen rabattkonto
- Totalsalget i rapporten er allerede justert for rabatter
Månedlig avstemming
For å sikre korrekt bokføring:
- Summer totalt salg i Shopify for måneden
- Summer alle bokførte salg i regnskapet
- Avstem differanse (skal være gebyrer og eventuelle justeringer)
- Kontroller MVA-beløp mot MVA-melding
Sammendrag
Bokføring av Shopify-salg er enkelt når du følger denne månedlige rutinen:
Nøkkelpunkter:
- Bokfør én gang per måned for å holde det enkelt
- Eksporter Sales by billing location som PDF for MVA-skille
- Eksporter Sales by customer name som PDF for dokumentasjon
- Vedlegg begge PDF-ene til bilaget i regnskapssystemet
- Skill mellom norsk og utenlandsk salg i konteringen
- Bokfør gebyrer separat som kostnader
Ved å følge denne enkle rutinen sikrer du korrekt og revisjonsvennlig bokføring av ditt Shopify-salg, samtidig som du oppfyller MVA-regelverket og sparer tid.